För att tillmötesgå GDPR kraven behöver ni kunna utföra visa åtgärder i er system på ställen där personuppgifter lagras.


Personuppgifter kan lagras på kundkortet, orderkortet och i e-postlistor. Nedan följer en beskrivning på hur man kan redigera, radera , anonymisera och exportera uppgifter som finns nedan


 1. Kundkortet


För att hantera uppgifter på kundkortet gå in på kundregister -> kunder. I Vyn som du möts av kan du radera hela kundkortet genom att trycka på papperskorgssymbolen.


För att redigera eller radera enskilda uppgifter gå in på kundkortet genom att trycka på redigera-knappen som är markerad nedan.


Sedan kan du redigera eller radera uppgifter


Förutom översiktet kan personuppgifter sparas under leveransadresser. 


För att anonymisera uppgiften kan du radera uppgiften du vill anonymisera.


2. Orderkortet


För varje order en kund gör skapas det orderkort. På orderkortet kan det sparas  personuppgifter som namn, efternamn, e-post, telefon, adress och leveransadress.Man kan inte radera orderkortet man men kan anonymisera personuppgifter på orderkortet genom att skriva in till exempel xxxx för personuppgiften man vill anonymisera.


Man kan komma åt orderkort på 2 sätt. Antingen kan man trycka på fliken Order på kundkortet eller gå in på order->order.


För att komma åt orderkortet inne på Order -> Order tryck på redigera knappen.


Inne på orderkortet kan personuppgifter finnas under beställare och leveransadress


För att anonymisera personuppgifter tryck på redigera knappen och skriv in xxxx istället för uppgiften du vill anonymisera.


3. Epostlistor


Personuppgifter kan finnas i epostlistor. Listorna finns under Kundregister-> E-postuskick. Inne på e-postutskick behöver man gå in under fliken e-postlistor. Inne på e-postlistor behöver man trycka på ikonen som är markerad nedan.



Efter att man har tryckt på symbolen kommer man kunna se medlemmar i e-postlistan, redigera eller radera dessa.


 


4. Registerutdrag, radering och korrigering av personuppgifter.


  • För att radera personuppgifter. Behöver du gå in på samtliga ställen som beskrivs ovan i systemet och radera personuppgifter. (OBS som framgår ovan kan man inte radera orderkortet men personuppgifter kan anonymisera.
  • För att ta fram en registerutdrag behöver man gå på samtliga ställen som beskrivs ovan kopiera in uppgifter i en fil för personen det gäller och skicka filen till kunden.
  • För att korrigera personuppgifter behöver man gå in på berörd ställe i systemet och korrigera uppgiften.


5. Automatisering

Guiden ovan beskriver hur man kan hantera personuppgifter manuellt. Om man vill kunna hantera personuppgifter automatisk behöver man skaffa sig tilläggstjänst som heter GDPR-modul. Informationen om den kan man läsa om här